Справочник «На все случаи жизни»

Чёткие и ясные ответы на популярные вопросы.

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта

Справочник Образование и карьера Чем занимается административный помощник?

Чем занимается административный помощник?

Работа административным помощником во многом схожа с работой секретаря, включая подготовку печатных документов, обработку телефонных звонков, контроль за документооборотом и ведение протоколов совещаний. Помимо этого, в обязанности административного помощника может входить контроль за материально-техническим обеспечением офиса, совместная работа с супервайзерами над важными проектами и управление работой секретарей. Несмотря на то, что данная позиция не требует какого-либо специального образования, административным помощникам руководителей высшего звена компании, и тем, кто работает в особых областях, таких как медицина или атомная энергетика, может потребоваться наличие профильного образования.

Обязанности

Часто, обязанности административного помощника намного шире чем у секретаря. Помимо прочего на нём лежит обеспечение офиса всем необходимым для бесперебойной работы сотрудников, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, координация графиков поездок и встреч сразу нескольких людей. Иногда административный помощник отвечает и за связь с общественностью. Информируя общественность о тех, или иных событиях, он представляет свою компанию, т.е. является «лицом» компании. В некоторых случаях старший административный помощник контролирует работу младших помощников и/или секретарей, и периодически должен предоставлять отчёты и презентации о их работе. Довольно часто человек работающий на этой позиции помогает в проведении тренингов для нового персонала, особенно если работа этого персонала будет связана с выполнением административных задач. Административному помощнику также необходимо обладать такими навыками, как, например, умение работать с различным офисным оборудованием, понимание организации и проведения тендеров на поставку той или иной продукции и услуг.

Необходимые навыки

В виду того, что представителям данной профессии приходится контролировать рабочий график сразу нескольких людей, и отслеживать ход работы сразу нескольких проектов, они должны быть очень внимательны даже к самым маленьким деталям, и способны выполнять сразу несколько заданий одновременно. Им также необходимо обладать хорошими коммуникационными навыками, т.к. по роду деятельности им приходится много взаимодействовать с людьми, как с сотрудниками компании, так и с её клиентами. Способность принимать решения и работать самостоятельно тоже является важной составляющей, т.к. административный помощник – это человек который может быстро определить является ли полученный документ важным, или же не представляющим особого интереса. На какое электронное письмо может ответить рядовой сотрудник, а какое требует внимания руководителя более высокого уровня. Как и в каком порядке пройти согласование документов по всем служебным инстанциям, чтобы задача была выполнена качественно и в срок. Помимо всего упомянутого, административный помощник должен иметь хорошую дикцию, уметь красиво писать, и разбираться в современных технологиях, т.к. это часто необходимо при работе с большим объёмом корреспонденции, базами данных, проверке и редактировании документов.

Специализация

Административный помощник может специализироваться на работе отдельно взятого подразделения компании, например, отдела кадров или информационных технологий. Хотя такое положение дел свойственно скорее крупным организациям.

Административный помощник высшего должностного лица работает только с первыми лицами компании. Он может отвечать за работу целой группы людей, или же работать в команде с одним человеком. В любом случае, помимо упомянутого выше, помощник этого уровня ответственен за организацию поездок и участие в конференциях высшего менеджмента компании, взаимодействие с руководящим органом компаний-партнёров и членами их совета директоров. Проще говоря, чем выше, масштабнее и весомее должность руководителя, тем больше требований предъявляется к его административному помощнику.

Иногда административный помощник может специализироваться в какой-то конкретной области, например, медицине или праве. В таких случаях помимо стандартных обязанностей, ему приходится выполнять задания, напрямую относящиеся к его специализации. Например, от помощника адвоката может потребоваться провести изучение судебных прецедентов и организовать краткое заседание с обсуждением основных вопросов рассматриваемого дела. От помощника врача часто требуется знание процедуры оформления и выставления страховой компании счётов за оказанные врачом медицинские услуги и правил работы лаборатории.

Встречаются и виртуальные административные помощники, выполняющие свою работу удаленно, посредством телефона и сети интернет.

Профессиональная подготовка

В большинстве случаев, кандидат на вакансию административного помощника может получить эту должность при наличии полного среднего образования и прохождении курсов по деловой этике и информационным технологиям. Для вакансий специализированных областей, таких как медицина или юриспруденция, кандидату необходимо знать, понимать и ориентироваться в механизме работы данной отрасли и её терминологии. Сертификат о прохождении профессиональной подготовки, диплом специалиста, свидетельство об окончании обучения в признанном учебном заведении – всё это может существенно помочь при устройстве на работу и дальнейшем продвижении по служебной лестнице.

 

Каковы обязанности лица, отвечающего за техническое содержание здания?

Лицо, отвечающее за техническое содержание здания, несет ответственность по четырём направлениям: фактическое обслуживание здания; безопасность; работа с…

Чем занимается административный помощник?

Работа административным помощником во многом схожа с работой секретаря, включая подготовку печатных документов, обработку телефонных звонков, контроль за…

Что такое курсы по составлению заявок на предоставление грантов?

Курсы по составлению заявок на предоставление грантов обучают людей тому, как правильно обращаться, и повысить свои шансы на успешное получение разного рода…

Кто такой инженер-мехатроник?

Совмещая электротехнику, инженерную механику и вычислительные машины, инженер-мехатроник разрабатывает новые, инновационные системы. Профессионалы этой области…

Что такое управление предприятием?

Управление предприятием – это набор определённых действий по организации рабочего процесса коммерческой или некоммерческой компании, направленных на сохранение…

Чем занимается административный помощник?

Работа административным помощником во многом схожа с работой секретаря, включая подготовку печатных документов, обработку телефонных звонков, контроль за…

Стоит ли при устройстве на работу упоминать, что ранее вас увольняли?

Получить на работе увольнение - дело скверное. Такое обстоятельство практически всегда должно быть упомянуто при устройстве на новое место работы. В…

Что такое коррекционные классы?

Коррекционные классы часто используются для интенсивного изучения основ какого-либо предмета, например, математики, родного или иностранного языка. Такие…

Чем занимается агент по продаже недвижимости (риэлтор)?

Агент по продаже недвижимости, или, как его еще называют, риэлтор – это человек, который помогает людям купить или продать недвижимость. Недвижимостью чаще…

Что такое активное обучение?

Активное обучение – это такой подход к образовательному процессу, где все фокусируется на максимальном вовлечении обучающихся, их активном участии в ходе…

Каковы обязанности лица, отвечающего за техническое содержание здания?

Лицо, отвечающее за техническое содержание здания, несет ответственность по четырём направлениям: фактическое обслуживание здания; безопасность; работа с…

В чем заключается работа техническим консультантом?

Обладая специальными знаниями, технический консультант обучает людей работе с каким-либо техническим устройством и/или помогает в его разработке и…

Кто такой драматург?

Драматург – это тот, кто пишет пьесы. В зависимости от опыта работы и образования, драматурги также могут принимать участие в постановке своей пьесы и её…

Кто такой инженер-мехатроник?

Совмещая электротехнику, инженерную механику и вычислительные машины, инженер-мехатроник разрабатывает новые, инновационные системы. Профессионалы этой области…

Чем занимается специалист по анализу данных?

Специалисты по анализу данных, также называемые аналитиками, выполняют различные задания, связанные со сбором, классификацией и интерпретацией статистических…